纸质归档文件装订规范

Specification for binding of paper-based archival 

纸质归档文件装订规范

1  范围

本标准规定了纸质归档文件的装订材料、要求和方法。按照DA/T   22—2015整理的其他门类档案 的纸质文件材料可以参照执行。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的纸质归档文件装订。

2  规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T  398  棉本色纱线

GB/T 451.2 纸和纸板定量的测定

GB/T 451.3 纸和纸板厚度的测定

GB/T  455 纸和纸板撕裂度的测定

GB/T  1545  纸、纸板和纸浆  水抽提液酸度或碱度的测定

GB/T  3916 纺织品 卷装纱 单根纱线断裂强力和断裂伸长率的测定(CRE  法)

GB/T  8693 纺织品  纱线的标示

GB/T  20878 不锈钢和耐热钢  牌号及化学成分

DA/T  25  档案修裱技术规范

QB/T  1151 订书钉

QB/T   1962 浆糊

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

归档文件  archival document

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。

[DA/T   22—2015,定义3. 1]

3.2

装订  binding

通过线装法、变形材料装订法、粘接法、封套法等方式，将归档文件以件为单位进行固定的过程。 3.3

线装法  sewing binding

将归档文件以三孔一线、直角或多孔一线等方式进行缝合的装订方法。

3.4

变形材料装订法  deformation material binding

将归档文件以不锈钢订书钉、不锈钢夹固定在一起的装订方法

DA/T   69—2018

3.5

粘接法  adhesive binding

将归档文件以浆糊等黏合剂黏合在一起的装订方法。

3.6

封套法  envelope binding

用无酸纸制作成上方开口或上方、侧面开口的封套，将归档文件夹装其中的装订方法。

4  总则

4.1  稳定性原则

应对归档文件进行仔细检查和评估，制定适宜的装订方案。方案应考虑文件保管期限、文件纸张质 量、文件厚度、纵横向、订口空白尺寸、原装订方式等因素。装订方案确定后，应保持相对稳定。

4.2 最小影响原则

装订应尽量减少对归档文件本身的影响。应避免多次装订，原装订方式符合文件保管期限等相关 要求的，应维持不变。

4.3 一致性原则

装订应有利于归档文件的保护和管理。相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限 的装订方式应相对统一。

4.4 安全简便原则

装订应牢固安全、简便实用、整洁美观。装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

5 装订需求类型和装订方式选择

5.1  装订需求

根据归档文件保管期限和整理要求，归档文件装订需求分成5类：

a) 类型A: 永久保管；

b) 类 型 B:定期30年保管，需要移交档案馆；

c) 类 型C: 定期30年保管，不需要移交档案馆；

d) 类 型D: 定期10年保管；

e) 类 型E: 需永久或定期保管，但尚未完成整理、数字化工作，需要临时固定。

5.2  装订方式

5.2.1  归档文件装订宜采用线装法(T1 直角装订、T2 缝纫机轧边装订、T3 三孔一线装订)、变形材料 装订法(T4 不锈钢订书钉装订、T5 不锈钢夹装订)、粘接法(T6 浆糊装订)、封套法(T7 封套装订)4个 类型7种方式。

5.2.2 归档文件装订不得使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对 归档文件造成危害或固定效果不佳的装订方式。

5.3 装订方式选择

5.3.1  类 型A 对应的装订方式：T1、T2、T3;T4、T6。 具体来说：